Adatkezelési tájékoztató ügyfelek részére

Adatkezelő megnevezése: Taravis Baromfi és Élelmiszeripari Kft.
Adatkezelő cégjegyzékszáma: Cg.18-09-102790
Adatkezelő adószáma: 11317245-2-18
Adatkezelő székhelye: 9600 Sárvár, Rábasömjéni u.129.
Adatkezelő e-elérhetősége: agocs.gabor@gallus.hu
Adatkezelő képviselője: Szabó Ákos ügyvezető
Adatvédelmi tisztviselő: Molnár Gábor
Adatvédelmi tisztviselő elérhetősége: adatvedelem@gallus.hu

A Társaság a szolgáltatási tevékenységet érintő értékesítési, beszerzési és pénzügyi munkafolyamatok során esetenként személyes adatokat is kezel. Ezen folyamatok ellátása kapcsán alapvetően vállalkozásokkal áll kapcsolatban, de egyéni vállalkozó partnerek is lehetnek, illetve a vállalkozások kapcsolattartóinak adatai is kezelik.

Az üzleti partnerek adatait a Gensoft vállalatirányítási rendszerben kezelik. A vállalatirányítási rendszer fejlesztője és karbantartója megbízási szerződés alapján eljáró külső cég.
A vállalatirányítási rendszerbe szerződéskötést követően vevők és szállítók kerülnek rögzítésre.
A szerződések papíralapon és scennelt formátumban is iktatásra kerülnek.
Titkárságon a szerződés kap egy iktatószámot, majd ezt követően az alábbi adatokat rögzítik az elektronikus nyilvántartásba: név, székhely, telephely, telefonszám, adószám, cégjegyzékszám, kapcsolattartói adatok, partnerkód.
Minden olyan vásárlás, szolgáltatás, ami megjelenik a cég életében, szintén megjelenik a vállalatirányítási rendszerben is.
A szerződések és a számlak megőrzési határideje 8 év.

adatkezelés célja: a beszállító, a vevő és a Társaság közötti szerződéses kapcsolattartás
kezelt adatok köre: saját kapcsolattartó adatai: név, telefonszám, e-mail cím, üzleti partner kapcsolattartójának adatai: neve, telefonszáma, e-mail címe
adatkezelés jogalapja: saját kapcsolattartó adatai esetében szerződési kötelezettségek teljesítése [GDPR 6. cikk (1) b)](munkaszerződés), üzleti partner kapcsolattartója esetében jogos érdek érvényesítése [GDPR 6. cikk (1) f)]
adattárolás határideje: szerződés megszűnését követő 8 év
adattárolás módja: papíralapon és elektronikusan

Panaszkezelés:
Vevőszolgálat üzemeltetése során a Társaság magánszemélyek személyes adatait is kezeli.
A végső fogyasztónak lehetősége van közvetlenül a forgalmazóhoz/gyártóhoz fordulni, ha panaszbejelentést akar tenni a termékkel kapcsolatosan.
A panaszkezelés a fogyasztóvédelmi szabályokkal összhangban történik.

Szóbeli panasz:
a) személyesen a Vevőszolgálaton
b) telefonon: telefonos ügyintézés az a) pontban megjelölt Vevőszolgálaton biztosított.

Írásbeli panasz:
a) személyesen: a Vevőszolgálaton
b) postai úton (9600 Sárvár, Rábasömjéni út 129. )
c) vagy e-mailben az adatvedelem@gallus.hu címen

Ha az érintett a panasz kezelésével nem ért egyet, vagy annak azonnali kivizsgálása nem lehetséges, a panaszról jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek egy másolati példányát át kell adni a fogyasztónak.

A panaszról felvett jegyzőkönyv a következőket kell, hogy tartalmazza:
a) a fogyasztó neve;
b) a fogyasztó, székhelye, illetve amennyiben szükséges, levelezési címe;
c) a panasz előterjesztésének helye, ideje, módja;
d) a fogyasztó panaszának részletes leírása, a panasszal érintett kifogások elkülönítetten történő rögzítésével, annak érdekében, hogy a fogyasztó panaszában foglalt valamennyi kifogás teljes körűen kivizsgálásra kerüljön;
e) a fogyasztó által bemutatott iratok, dokumentumok és egyéb bizonyítékok jegyzéke;
f) a jegyzőkönyvet felvevő személy és a fogyasztó aláírása (utóbbi formai elem személyesen közölt szóbeli panasz esetén elvárt);
g) a jegyzőkönyv felvételének helye, ideje.

A panasz megválaszolásának határideje, a panasz beérkezésétől számított 30 nap.
A Társaság online ügyfélszolgálattal nem rendelkezik, de e-mailen is fogad kérelmeket.

adatkezelés célja: a termékkel összefüggő panaszok kezelése
kezelt adatok köre: a panasztevő neve, lakcíme, székhelye, a panasz megválaszolásához szükséges adatok: értesítési cím, e-mail cím, telefonszám, panasz előterjesztésének helye, ideje, módja; a fogyasztó panaszának részletes leírása, a panasszal érintett kifogások elkülönítetten történő rögzítésével, annak érdekében, hogy a fogyasztó panaszában foglalt valamennyi kifogás teljes körűen kivizsgálásra kerüljön; a fogyasztó által bemutatott iratok, dokumentumok és egyéb bizonyítékok jegyzéke; a jegyzőkönyvet felvevő személy és a fogyasztó aláírása
adatkezelés jogalapja: a GDPR 6. cikk (1) a) szerinti érintetti hozzájárulás a fogyasztóvédelmi törvény 17/A-C. §-ban meghatározott jogalappal
adattárolás határideje: a Társaság a panaszról felvett jegyzőkönyvet és a válasz másolati példányát öt évig köteles megőrizni, és azt az ellenőrző hatóságoknak kérésükre bemutatni [fogyasztóvédelmi törvény 17/A. § (7)]
adattárolás módja: elektronikus és papíralapú

A telefonon történt bejelentések esetében a beszélgetések rögzítésre kerülnek. A telefonos hangrögzítés adatkezelésével kapcsolatos főbb ismérvek az alábbiak:

adatkezelés célja: a beérkező panaszok, kérelmek megválaszolásához szükséges elérhetőségek rögzítése, a panaszok, hibabejelentések felvétele
kezelt adatok köre: érintett hangja, általa megadott adatok
adatkezelés jogalapja:
o törvényi felhatalmazás: a fogyasztóvédelemről szóló 1997. évi CLV. törvény 17/B. § (3)
o GDPR 6. cikk (1) f) szerinti jogos érdek érvényesítése
adatkezelés időtartama: az adatrögzítéstől számított 30 nap
adattárolás módja: elektronikus

Hátralékkezelés
Hátralék fennállása esetén a Társaság többlépcsős hátralékkezelési eljárást folytat le.
1. kör: A pénzügy fizetési emlékeztetőt küld, ha az adott vevő számlája hátralékot mutat. Az emlékeztetőben szerepel: a vevő neve, székhelye, adószáma, cégjegyzékszáma, és a számlaszámok megjelölése.
2. kör: Az első körös eljárás sikertelensége esetén az üzletkötő keresi meg az ügyfelet és tájékoztatja a hátralékról.
3. kör: Ha mindkét esetben sikertelen a követeléskezelés, akkor a pénzügy tájékoztatja a vezetőséget, hogy a vevő nem hajlandó fizetni. Ilyenkor a Társaság ügyvezetője közvetlenül jár el a tartozás rendezése érdekében a hátralékkal rendelkező vállalkozás vezetőjénél.
4. Amennyiben egyik fázis sem jár sikerrel, úgy a vevő adatai követeléskezelési céllal átadásra kerülnek külsős szolgáltatók részére.

A továbbított adatok köre mindkét esetben: név, cím, telefonszám, a hátralék összege és a kapcsolattartói elérhetőségek.

adatkezelés célja: hátralék behajtása
kezelt adatok köre: jogi személy esetén: cégnév, cégnyilvántartásból elérhető egyéb adatok számlázási hely, kapcsolattartó neve, telefonszáma
adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) f) szerinti jogos érdek érvényesítése
adattárolás határideje: a hátralék kiegyenlítése, vagy a hátralékkal kapcsolatos polgári jogi igények elévülése (5 év)
adattárolás módja: elektronikus
Az irányadó adatvédelmi jogszabályoknak megfelelően az érintett jogosult:
– személyes adataihoz hozzáférést kérni
– személyes adatai helyesbítését kérni
– személyes adatai törlését kérni
– személyes adatai kezelésének korlátozását kérni
– személyes adatai tekintetében adathordozhatósággal élni, valamint
– tiltakozni a személyes adatai kezelése ellen.

Hozzáféréshez való jog: Az érintett jogosult ara, hogy visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e és ha ilyen adatkezelés van folyamatban jogosult arra, hogy személyes adataihoz, valamint az adatkezeléssel kapcsolatos egyes információkhoz hozzáférést kapjon.
A hozzáférési jog többek között az alábbi információkra terjed ki:
– adatkezelés célja
– kezelt adatok köre
– adatkezelés jogalapja
– adattárolás határideje
– adatkezelés módja
– adattovábbítások címzettjei
– adatfeldolgozók köre
Az érintett továbbá jogosult arra, hogy másolatot kérjen az Adatkezelő által kezelt személyes adatairól.

Helyesbítéshez való jog: Bizonyos esetekben az érintett jogosult arra, hogy kérésére a rá vonatkozó pontatlan személyes adatok helyesbítésre, illetve hiányos személyes adatok kiegészítésre kerüljenek.

Törléshez való jog: Bizonyos esetekben az érintett jogosult arra, hogy kérésére a rá vonatkozó személyes adatok törlésre kerüljenek és az Adatkezelő köteles arra, hogy az ilyen adatokat törölje.

A személyes adatot törölni kell, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

– a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
– az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
– az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen;
– a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
– a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
– a személyes adatok gyűjtésére a 16 éven aluli gyermekek részére az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.
– ha az adatkezelő nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték úgy azt törölni köteles, valamint az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megteszi az észszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat kezelő adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését.

Adatkezelés korlátozásához való jog: Bizonyos esetekben az érintett jogosult arra, hogy kérésére a rá vonatkozó személyes adatok kezelése korlátozásra kerüljön. Ilyen esetben az adatok kizárólag meghatározott célokból kezelhetőek.

Adathordozhatósághoz való jog: Bizonyos esetekben érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa az Adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formában megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa.

Az érintett továbbá jogosult lehet arra is hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását.

Tiltakozáshoz való jog: Bizonyos esetekben az érintett jogosult arra, hogy tiltakozzon személyes adatai kezelése ellen és ilyen esetben előfordulhat, hogy az Adatkezelő nem kezelheti tovább ezen adatokat.

Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen,

– ha a személyes adatok kezelése vagy továbbítása kizárólag az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy az Adatkezelő, adatátvevő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve kötelező adatkezelés esetén;
– ha a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik; valamint
– törvényben meghatározott egyéb esetben.

***
Tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve – a jogszabályban kötelezően elrendelt adatkezelések kivételével – törlését az adat felvételénél jelzett módon, illetve az Adatkezelő feltüntetett elérhetőségein.

Az érintett jogorvoslati lehetőséggel, panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.), illetve lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszéknél élhet.

Szolgáltatási tevékenység adatfeldolgozók:
Cégnév: Gensoft Kft.
adatkezeléssel összefüggő tevékenysége vállalatirányítási rendszer üzemeltetője, karbantartója

Hátralékkezelés adatfeldolgozó:
Megbízott ügyvéd: Dr. Geiszt Ügyvédi Iroda
adatkezeléssel összefüggő tevékenysége: hátralékkezelés

Megbízott követeléskezelő társaság: COFACE Hungary Credit Management Services Kft. adatkezeléssel összefüggő tevékenysége: hátralékkezelés